Biztonságos jelszómegosztás csapatoknak

A hitelesítő adatok megosztása chatben, e-mailben, dokumentumokban vagy táblázatokban elkerülhető kockázatot jelent. A jelszavakat elkezdik másolgatni, az elérés ellenőrizhetetlenné válik, és a távozott dolgozók vagy alvállalkozók sokáig birtokában maradhatnak olyan információnak, amit már nem kellene látniuk. Csapatok számára biztonságosabb megoldás egy dedikált jelszókezelő használata, amely titkosítva, rendezve és kontroll alatt tartja a megosztott titkokat.

Ez az útmutató bemutatja, hogyan lehet biztonságosan megosztani jelszavakat csapatok között. Megmutatja, mikor érdemes hitelesítő adatokat megosztani, hogyan érdemes kiépíteni az eléréseket, milyen biztonsági kontrollokat szükséges alkalmazni, és hogyan osszunk meg jelszavakat más csapatokkal vagy külső partnerekkel anélkül, hogy elvesztenénk a felügyeletet. A gyakorlati példákban a Psono szerepel, de az elvek minden szervezetnél hasznosak, amely szeretné leváltani a laza, informális jelszómegosztást egy kontrollált folyamatra.

Használjon csapatmegosztásra tervezett jelszókezelőt

A biztonságos jelszómegosztás alapja a megfelelő eszköz kiválasztása. A csapatoknak nem szabad rögtönzött módszerekre támaszkodniuk, mint böngésző szinkronizáció, megosztott szövegfájlok, ticket-kommentek vagy privát üzenetek. Ezeket nehéz naplózni és könnyű továbbítani.

Egy megfelelő jelszókezelő titkosított helyet ad a szervezeteknek jelszavak, jegyzetek, fájlok, könyvjelzők és egyéb titkok tárolására és megosztására. A Psono esetében a tárolóban lévő adatokat kliens oldalon titkosítják, mielőtt a szerverre kerül, így az érzékeny adatok védve vannak, de továbbra is használhatók csapaton és eszközökön át.

Cégek számára a fő előny nem egyszerűen a tárolás: a lényeg a kontrollban rejlik, ami a csapatok számára praktikussá teszi a jelszómegosztást:

• Csoportalapú megosztás osztályok, projektek és ideiglenes csapatok számára
• Részletes jogosultságok, amelyek szabályozzák, ki olvashat, írhat, kezelhet vagy oszthat meg bejegyzéseket
• Biztonságos fájl- és jegyzetmegosztás, hogy ne csak klasszikus bejelentkezési adatokat kezelhessen
• Naplózás és riportok az elszámoltathatóság érdekében
• MFA és opcionális SAML, OIDC vagy LDAP integráció vállalati szintű hozzáférés-kezeléshez

Ezekkel a kontrollokkal a csapatok hozzáférhetnek a szükséges hitelesítő adatokhoz anélkül, hogy a jelszavakból ellenőrizetlen másolatok születnének.

Csak a valóban szükséges jelszavakat ossza meg a csapattal

A legbiztonságosabb megosztott jelszó az, amit nem is kell megosztani. Mielőtt egy hitelesítő adatot hozzáadna egy közös tárolóhoz vagy csoporthoz, ellenőrizze, hogy a felhasználói fiókok, SSO, delegált hozzáférés vagy szerepkör alapú hozzáférés az alkalmazáson belül nem kínál-e jobb megoldást.

Ha a megosztás mégis szükséges, alkalmazza a legkisebb jogosultság elvét. A marketing csapatnak szüksége lehet egy közösségimédia-fiók elérésére, de nincs szüksége infrastruktúra adatokra. A fejlesztőknek telepítési titkok kellenek, de a pénzügyi belépések nem. A menedzsmentnek jó, ha vészhelyzet esetén hozzáfér az üzleti szempontból kritikus fiókokhoz, de nincs szüksége napi szintű hozzáférésre minden csapatjelszóhoz.

Ezt akkor a legegyszerűbb kezelni, ha jogosultságot egyes felhasználókhoz vagy csoportokhoz lehet rendelni, nem kell kézzel szétosztani a jelszavakat. A jogosultságokat a felelősségi körök változásakor frissíteni kell, hogy a jelszómegosztás tényleg igazodjon a szervezet aktuális működéséhez.

Szervezze meg a megosztott jelszavakat csoportok, csapatok és cél szerint

A jó struktúra megkönnyíti a biztonságos jelszómegosztás fenntartását. Ne tegye az összes megosztott hitelesítő adatot egy nagy tárolóba, inkább ossza el őket osztály, projekt, rendszer vagy érzékenységi szint szerint.

Gyakorlati csoport példák:

• Fejlesztési hozzáférések repókhoz, CI/CD rendszerekhez, teszt szerverekhez és monitoring eszközökhöz
• Üzemeltetési hozzáférések hoszting platformokhoz, DNS-hez, backupokhoz és incidenskezelő fiókokhoz
• Marketing hozzáférések hirdetési platformokhoz, analitikai eszközökhöz és közösségi oldalakhoz
• Pénzügyi hozzáférések számlázáshoz, fizetési szolgáltatókhoz és könyvelési rendszerekhez
• Külsősök vagy alvállalkozók hozzáférése, időszakos projektekhez

Ez a szerkezet csökkenti a dolgozók számára a zsúfoltságot, és az adminisztrátorok számára is tisztábban látható, hogy ki fér hozzá melyik titokhoz. A belépés is gyorsabbá válik: az új csapattagot a megfelelő csoporthoz lehet adni ahelyett, hogy jelszavakat kéne egyesével átküldeni neki.

Használjon részletes jogosultságokat a mindent vagy semmit elv helyett

Nem mindenki, aki használni tud egy jelszót, kell, hogy módosítani, törölni vagy továbbosztani is tudja azt. Egy biztonságos jelszómegosztási folyamatnál elválik a használat az adminisztrációtól.

A részletes jogosultságkezeléssel pontosabban lehet szabályozni a hozzáférést. Egyes felhasználók csak olvashatják a hitelesítőt. Mások felelősek a módosításért. Csapatvezetők vagy adminisztrátorok kezelhetik a tagságot és jogokat. Ez csökkenti a hibákat és mérsékli a kompromittált fiókok lehetséges kárait.

A részletes jogosultság különösen hasznos érzékeny fiókoknál, mint a felhő konzolok, domain regisztrátorok, pénzügyi rendszerek, éles adatbázisok vagy fő beszállítói fiókok. Ezeknél szigorúbb tulajdonosi jogokra és kevesebb adminisztrátorra van szükség, mint egy alacsony kockázatú közös bejelentkezésnél.

Generáljon erős jelszavakat, ne kézzel alkossa őket

A csapatok ne vesztegessék az idejüket jelszavak kézi kitalálásával. Az emberek által kitalált jelszavak gyakran ismétlődnek, ismert szavakat tartalmaznak, vagy egyszerűbbekké válnak, hogy könnyebb legyen megjegyezni őket.

Használjon jelszógenerátort, hogy minden megosztott fiókhoz hosszú, egyedi hitelesítő adatok szülessenek. Ez kétszeresen is növeli a biztonságot: nehéz kitalálni a jelszót, és egy szolgáltatás feltörése nem veszélyezteti a többi fiókot.

Legyen a generált jelszó az alapértelmezett minden megosztott csapat hitelesítő adatnál. Az egyetlen jelszó, amin érdemes gondolkodni, a saját mesterjelszó, mert ezzel védjük az egész tároló elérését.

Kötelező MFA a tárolóhoz és fontos fiókokhoz

A többfaktoros hitelesítés (MFA) további védelmi réteg, ha valakinek ellopják a jelszavát. Csapatok jelszómegosztása esetén az MFA legyen engedélyezve magán a jelszókezelőn is, valamint – ha a szolgáltatások támogatják – azokban a rendszerekben is, ahová bejelentkeznek.

A szervezetnek elő kell írnia egy plusz megerősítési lépést, mielőtt a dolgozók hozzáférnek megosztott hitelesítő adatokhoz. Ez különösen fontos távmunkában dolgozóknál, adminisztrátoroknál, vagy olyanoknál, akik értékes titkokhoz férhetnek hozzá.

A legerősebb beállításhoz az MFA-t kombinálja SSO-val vagy címtár integrációval. A SAML, OIDC vagy LDAP megoldások lehetővé teszik, hogy a cégek központilag kezeljék az identitásokat, és gyorsan töröljék a hozzáférést, ha valaki távozik, vagy szerepet vált a szervezetben.

Vizsgálja felül a hozzáférést belépéskor, szerepkörváltáskor és kilépéskor

A csapatszintű jelszómegosztás nem egyszeri beállítás. Minden alkalommal, amikor valaki belép, áthelyezik, projektet vált vagy távozik, a hozzáférést újra át kell tekinteni.

A belépéskor a felhasználókat rendelje a megfelelő csoportokhoz, hogy csak a munkájukhoz szükséges hitelesítő adatokat kapják meg. Szerepkörváltáskor előbb a régi hozzáférést szüntesse meg, csak utána adjon új jogosultságokat. Kilépésnél tiltsa le a fiókot, vizsgálja meg, milyen titkokhoz fért hozzá az illető, és ahol szükséges, cserélje le a jelszavakat.

A naplózás és elérési riportok mindebben megbízható segítséget nyújtanak. Az adminisztrátorok így pontosan tudják, mely titkokhoz volt hozzáférése egy dolgozónak, és hol indokolt a jelszócsere.

Használjon biztonságos hivatkozásmegosztást külsős együttműködéshez

Időnként szükség van érzékeny információt megosztani a szervezeten kívülre – például egy beszállítóval, szabadúszóval, ügynökséggel, auditorral vagy ügyféllel. Jelszavakat e-mailben vagy chatben küldeni kockázatos, mert az információ hosszú ideig megmaradhat a postafiókban vagy a beszélgetésekben.

A biztonságos hivatkozásmegosztás lehetővé teszi, hogy kontrollált hozzáférést adjunk titkokhoz anélkül, hogy a címzettet fel kéne venni a fő tárolóba. Ez ideális egyedi cserékhez, rövid együttműködésekhez vagy amikor a címzettet nem szeretnénk rendszeres jelszókezelő-felhasználóvá tenni.

Hivatkozás megosztásakor is maradjon meg a magas biztonsági tudatosság:

• Állítson be rövid érvényességi időt, ha az információ csak ideiglenes
• Különösen érzékeny linkeket védjen további jelszóval, ha indokolt
• Csak megbízható csatornán küldje el a hivatkozást
• Az átmeneti, külsős megosztás után forgassa le az eredeti hitelesítő adatot

A biztonságos linkek nem helyettesítik a normál csapatszintű jogosultságokat, de sokkal jobb választás, mint megbízhatatlan kommunikációs csatornákban másolni az adatokat.

Kövesse nyomon a megosztott jelszavak használatát

Az átláthatóság a biztonságos jelszómegosztás egyik legfontosabb eleme. Napló nélkül nehéz megmondani, ki fért hozzá egy titokhoz, mikor változott az, és hogy a jogosultságok igazodnak-e még az üzleti igényekhez.

A naplózás segít a szervezeteknek nyomon követni a titkokkal és felhasználói hozzáféréssel kapcsolatos aktivitást. Ez támogatja a belső biztonsági ellenőrzéseket, incidenskezelést és megfelelőségi követelményeket. Az adminisztrátorok így folyamatosan javíthatják a jogosultsági beállításokat.

Az rendszeres felülvizsgálat egyszerű kérdésekre adjon választ:

• Mely felhasználók és csoportok férnek hozzá a kritikus hitelesítő adatokhoz?
• Van-e megosztott jelszó, ami felesleges vagy elavult?
• Régi projektek, beszállítók vagy ideiglenes csoportok nem férnek-e még mindig hozzá régi titkokhoz?
• Az érzékeny fiókokhoz kötelező-e az MFA és erős, generált jelszó?

A cél nem az adminisztratív teher növelése. A cél, hogy a megosztott hozzáférések pontosak, dokumentáltak és védhetők legyenek.

Készítsen egyszerű házirendet a csapatszintű jelszómegosztásra

A technológia akkor a leghatékonyabb, ha világos szabályok támogatják. Egy rövid, belső házirend segíti a dolgozókat megérteni, mikor engedélyezett a jelszómegosztás, és milyen módon.

Egy gyakorlati csapatszintű jelszómegosztási házirend határozza meg:

• Mely hitelesítő adatokat lehet megosztani, melyeket kell egyéni fiókokhoz kötni
• Ki hozhat létre megosztott bejegyzéseket és csoportokat
• Hogyan történjen a jogosultságjóváhagyás
• Mikor szükséges a jelszócsere (rotáció)
• Hogyan kapnak ideiglenes hozzáférést külsősök, beszállítók
• Mely fiókoknál kötelező az MFA
• Hogyan kezelendőek a kilépési jogosultság-felülvizsgálatok

A házirendet tartsa elég röviden, hogy valóban alkalmazzák! Minél egyszerűbb a jóváhagyott folyamat, annál kevésbé lesz kísértés a dolgozóknak a kockázatos rövid utakat választani.

Legyen a biztonságos megosztás az alapértelmezett

A csapatszintű biztonságos jelszómegosztás nem csak annyit jelent, hogy a jelszavak tárolóba kerülnek. Szükséges az erős titkosítás, világos tulajdonosi jogok, korlátozott hozzáférés, MFA, naplózhatóság és biztonságos módszer titkok megosztására, amikor a külsős együttműködés elkerülhetetlen.

Azoknak a szervezeteknek, akik most keresik a biztonságos jelszómegosztás lehetőségét csapatok között, a legfontosabb, hogy a biztonságos, előírt folyamat könnyebb legyen, mint a veszélyes, rögtönzött megoldás. A csoportalapú megosztás, az önálló üzemeltetés lehetősége, a vállalati hitelesítés, a naplózás és a biztonságos linkmegosztás mind segít elérni ezt a célt, ha következetesen használjuk őket.

Ha a szervezet a Psono-t használja, a legjobb kezdés, ha felméri a meglévő megosztott fiókokat, célnak megfelelően csoportosítja azokat, és már az első pillanattól a megfelelő jogosultságokkal tölti be őket a tárolóba.